極簡工作的時間

“「一旦決定好你的職業，你必須全心投入工作之中，你必須愛自己的工作，千萬不要有怨言。你必須窮盡一生磨練技能，這就是成功的秘訣，也是讓人家敬重的關鍵。」-小野二郎”

我們逐漸忘了工作的目的，是為了過好生活，而不是為了消費更多，花了更多的工作時間。無論如何，我們都需要工作，降低工作時數、降低重複無效益的任務。精簡自己的工作任務，才能在一樣的時間中，降低自己窮忙的機會，取得更快的升遷或是更高的獎金，從「社畜」變「職人」。

「職人」的工作態度，就是專注可以讓自己進步的事情上，減少無意義的工作。取得在工作上，不斷提升效率、效益的「匠心」。

• 拒絕多工
• 紀錄工作進度
• 工作任務儀表板
• 檔案命名規則

拒絕多工

工作專注才能有意義，想要專注必須「拒絕多工」。

 根據微軟研究中心(Microsoft Research)進行的一項研究發現，嘗試一次專注於一個以上的優先事項，會讓生產率下降多達40%，所以我不會同時發email，一邊製作工作簡報，還一邊上網查資料。

拒絕多工，其實很簡單，確認要做的事就好。我花5分鐘思考「今天要完成的任務」，頂多不會超過5項，然後會用紙筆寫下今日任務。我就專注把這幾件事做好，一次只做一件，做完就劃掉。請秉持著「最重要的事只有一件」，專注眼前的任務，把它完成就好。

哪怕只是寫封email或是「＠某某某」留言這類型的小事項，我們也該注意自己的語氣是否正確和良好，有沒有打錯字或拼錯字？魔鬼真的藏在細節裡，從小事做起，才有機會挑戰更難的事情。

若一邊打電話一邊發email，你能確保自己寫的email正確無誤？一邊開會一邊寫email，會議效率和email正確率肯定都會受到影響，也不尊重人。

當自己已經習慣每次只做一件事情後，但還是會遇到一個情況，不斷地發生：「做到一半被打擾」。

記錄工作進度

我們想專注在眼前的任務，卻會常常被打斷。一下被緊急徵招開會，被老闆叫去，同事又找你討論事情(聊天)，接電話等。各種打斷你的事情接踵而來，這種時候你別無選擇，只能被打擾。在公司工作只能想忙碌是好事，代表業績不錯。

被打擾已經是一種常態，因為在公司中團隊合作，很常需要溝通。只要做到即時的工作記錄，就不怕被打擾，只要迅速寫下：「剛剛發想出的點子、email要寫的大綱內容、要查詢的資料、要聯絡誰、要完成設計的哪一部分、要完成測試的哪一個階段、要完成哪一個程式碼區塊、企劃寫到哪一部分…等。」

我通常都會寫下剛剛想到的事、做到一半的事之後，再去開會、接電話、跟同事去討論事情、去找老闆。

「記錄工作靈感」可以有效克服自己被干擾的問題，但還未習慣被打擾，還能維持高生產力的狀態。可以開始嘗試把所有的工作資料，彙整到一個儀表板(Dashboard)，會讓自己降低無效的工作在提升一個檔次。

工作任務儀表板

寫在紙上是最快的紀錄工作方法，紙卻無法成為資料庫查詢。 建立工作的資料庫，我第一首選是Notion 筆記的RoadMap模板(Dashboard)，工作上我很常需要跨部門溝通，次數甚至比同部門溝通還要多，次數一多就必須要用一個很好的工具改善工作上的效率。

Notion筆記的RoadMap模板整合GTD看板的概念，工作分為四欄：

1. 尚未開始：預計要做但不是現在。
2. 進行中：現在要做的任務。
3. 已完成：做好的任務
4. 產品任務：沒有執行的狀態(不會消失)，這個欄位是產品任務WikiPedia。

每一個卡片，裡面可以做很多彈性設定，適合軟體開發/產品管理使用。 若你是Notion筆記的使用者，可以參考我的公開模板 ，若你是地第一次使用，可以點我的推廣連結，獲得優惠。Notion筆記帳號申請推廣連結更詳細的使用方法可以參考這篇文章《Notion筆記的 🚘 RoadMap》

公司有很多文件是不能上雲端空間的，有機密性的問題。所以，一部分比較機密的工作檔案，我都存在公司電腦，另外，自定一個檔案命名規則與管理方法來管理公司內部檔案。

檔案命名規則

很少人會用心定義自己的「工作檔案命名」，原來我完全不在意檔案的命名規則。後來我發現「工作檔案命名規則」非常重要，因為歸檔是增加效率的方法。

當檔案量變大的時候，你必須要有一個檔案命名規則和資料夾命名與分類概念。

「工作檔案命名規則」：

1. 日期：西元、民國…等。
2. 廠商名稱或是單位：客戶Ａ、行銷部、研發部…等。
3. 檔案性質： PO單, 提案, 企劃, 報告, 公告…等。

綜合以上的規則就是 「20191209_客戶A_facebook廣告報價單」、「20191208產品會議11月份簡報」

「資料夾命名規則」：

1. 數字開頭：00,01,02,03…等。
2. 組織分類：公司內部與外部協力廠商、競爭廠商資料、公部門。
3. 工作內容分類：職務資料夾、外包資料夾

綜合以上規則，命名資料夾我會使用數字開頭。例如：「00合作廠商專區」「01公司內部組織」「02競爭廠商資料區」「03政府投標」…等。

在辦公室工作，會產生大量的文件、檔案，把相關的資料檔案歸檔到對應的資料，讓自己往後查詢檔案會節省超多時間。

這邊提供的是我自己的習慣，你也可以設定自己的習慣，但最好是全公司都用同樣的命名規則，雖然這很困難就是了。另外，每週五都要整理檔案一次，不要把桌面整個都佔滿了，才想要開始整理檔案。也不要妄想windows檔案搜尋系統會幫助你很快地找到檔案，因為你會忘記「檔案關鍵字」是什麼??

我換過7-8個工作，還沒遇到有台灣公司董事長或老闆願意重視公司檔案命名規則需要統一這檔事，更不用說當作一個重要政策去執行。

聽說重視檔案命名規則大多數都是以設計導向的公司，例如：遊戲公司、動畫公司、電影公司。另外據說，蘋果公司也有這樣的規定。

總結

“廣告誘惑我們買衣服、買車子，我們做著厭惡的工作只為了去買我們不需要的垃圾。Advertising has us chasing cars and clothes, working jobs we hate so we can buy shit we don’t need.”-Tyler Ddurden Fight Club鬥陣俱樂部

我不厭惡自己的工作，但我厭惡浪費時間工作，極簡工作時間變成我不斷努力的目標，減少工作時間，多出來的時間，可以用來創造更多的工作績效或是跟我一樣，創造自己的績效。如：寫作或個人規劃。利用每天空閑的30分鐘或1小時，嘗試改變自己的工作方法，掌控自己的時間。

認真工作有好沒壞，前提是盡可能不要當一個社畜，而是一個職人(Shokunin)。

看完這篇文章，我想問你的是「你一天工作會浪費多少時間，在沒有意義的事情上？」