Notion筆記：清單(List)

我剛進入職場工作之初，待辦清單一直都是我工作上的好幫手。待辦清單也是最好上手的工作管理及任務管理工具，只要寫下要做的事，然後做完劃掉它。所以不管大小事，全部放入清單。

結果，清單就落落長，無法找到最關鍵的任務，把時間浪費在無意義的事情上或是忙著建立清單。原來是我沒有正確使用清單，只有列出清單，沒做「分類」和「排序」。

簡單來說，清單透過適當的分類和到期日，你就可以用宏觀的角度看清楚：「輕重緩急的四個象限。」

清單(List)的使用方式不侷限於工作上，任何情境都可使用。例如：閱讀清單、旅遊清單、美食清單、追劇清單、目標清單等，各種清單都可以列。

Notion筆記是我主要用來列清單(List)的工具，我會使用Database的Table來管理清單，而不是簡單的一個☑︎如下圖範例：購買清單。需要用到Database是之後在Notion筆記執行不同頁面連結的時候，必須會用到的。

有效率的使用Notion筆記清單，可以透過三個方式：

• 清單的分類
• 有趣的生活清單
• 進階的清單應用：GTD時間管理工具

清單的分類

我為了避免拖延症發作，只要符合2分鐘之內無法完成的事情(GTD時間管理)，我就一定收進待辦清單。接著，我會做個5種簡單清單類型(Type)分類：

1. 工作(Office)：跟工作有關的清單，日常工作的事項。
2. 子彈筆記(Bullet Journal)：個人的短期目標、中長期的目標或計畫。
3. 帳單(Pay)：各種帳單或信用卡帳單，需要按時付款的帳單。
4. 情境(situation)：例如，必須用電腦做的事。
5. 斜槓人生(Slash)：除了主業之外的副業。

以上是我的清單分類，你可以思考適合自己的分類。分類是一個準則，讓自己可以好好規劃各種生活上要應付的任務、事件。

分類完成後，我會設定優先順序，提醒自己這件事很重要。另外，還有設定完成日，避免自己遺忘這件必須完成的事情。

有人曾問過我，工作跟生活到底要不要綁在一起，一起放在Notion筆記或子彈筆記裡面？我自己也曾有類似的疑問…

在自己實驗一陣子後，我認為工作和生活放在一起是不衝突的。不論是數位工具(Notion筆記)，還是類比工具(子彈筆記)，只要做好分類(Collections)就好，因為這都是自己要完成的事情。

為了，能夠把工作和生活區分，工作的部分，我是Notion筆記的Roadmap範本，獨立一個Work Roadmap頁面(Page)，除了上班的工作外，還包含自己斜槓的兼職工作。跟生活相關的，我會另外用一個清單：「生活清單」。

有趣的生活清單

人一天工作8小時，除了睡覺8小時，剩下就是生活的時間了。生活也有各種雜事(繳信用卡帳單、手機費、網路費、保單等)或休閒活動(我是登山、飛傘、潛水等)。這些生活中的事情(任務)之多，並不亞於工作。所以我也會把這些任務列入不同的待辦清單，在子彈筆記就是群組(Collections)的概念。

我自己的生活清單有：

1. 追劇/電影清單：想看的電影、影集，暫時沒有時間看，可以先放入清單。
2. 旅遊清單：每個人都該有的清單，可以分為國內和國外。
3. 美食清單：聽說好吃的餐廳，可以列入清單，可以分為「國內：縣市」、「國外：國家/地區」
4. 購物清單：想買的書、想買的包、想買的新iPhone，但不是現在要買都可以納入清單。
5. 目標清單：想完成的事，完登百岳、取得專業證照等。

生活上的清單，我同樣也是使用資料庫(Database)的方式紀錄。

這邊我使用建立購物清單的方式來說明Category(類型)：

• 「Hike」代表跟戶外有關的類型
• 「Book」是書
• 「3C」是消費性電子產品。

做好商品類型的分類後，請把價格也寫上去，如果有購買商品的連結，也可以放上去。

我在購物清單會使用的欄位有：

• 購買(待辦方格☑︎)
• 商品名稱(Text)
• 類別(Multi-Select)
• 價格(Number)
• 購買日(Date)

設定完成後，可以在表格的最下面，選擇SUM函數，就可以直接加總全部買起來所需要的金額，是不是很方便呢？

列清單可以幫助自己分清楚要做的所有事情，包含娛樂、旅遊規劃。

我自己有一個旅遊清單，按照分類，分為國內和國外(Select)，平常可以清楚簡單的把另一半曾經許願想去的地方，依照國內外的分類，納入旅遊清單中，有空時候可以。當有連續假期的時間時，或是規劃旅遊時，就可以打開旅遊清單了。

和朋友約聚會的時候，就有滿滿的美食餐廳清單可以去探險(試吃是不是真的好吃)。上述列各種清單的方式，都可以透過喔Notion筆記的資料庫(Databases)功能來完成，只要善用待辦方格☑︎、文字(Text)、類別(Multi-Select)、數字(Number)、日期(Date)的欄位，可以做各種清單的應用。

最後，是利用待辦清單工作變出時間的魔法工具：GTD時間管理。

進階的清單應用：GTD時間管理

上述的列清單、分類、完成清單的收集後，可以開始使用美國時間管理大師 David Allen所提出的GTD時間管理方法。

根據GTD的三大原則，列完清單，完成收集工作，就進入排程規劃，制定好每一天的任務清單。

使用GTD時間管理，則有五個步驟，分別是：

1. 收集(Collect)：列清單收集。
2. 處裡(Process)：設定分類或標籤
3. 組織(Organize)：根據不同屬性，放到不同的清單中，排列成To-Do-List。
4. 回顧(Review)：檢查每日工作、清單是否被清空，也可以分析是不是有可以優化的流程。
5. 執行(Do)：依據輕重緩急，依據自己現有的時間來執行每一項任務。

根據GTD時間管理方法，可制訂出執行的優先順序。不過現在有各種生產力App、軟體工具，我們會在工作中會使用到的各種工具，例如：Notion筆記、Trello專案管理工具、Outlook信件軟體、Gmail、To Do List清單工具等。

不想把生活和工作過得太複雜，我需要要有一個整合性的工具，可以同時管理在工作、生活、娛樂的工具。Notion筆記就是我的首選，而且使用Notion來執行GTD時間管理方法，我可以很輕鬆的安排所有的任務清單，並且騰出空閒時間。

若要在Notion筆記實現GTD時間管理，就必須使用到的3個功能：「create linked database(資料庫連結)」「Filter(篩選)」、「Sort(分類)」。

使用GTD時間管理，我可以只要打開GTD的頁面(Page)，Notion筆記就會自動幫我排序，每天要做什麼事情。

Notion筆記的GTD時間管理，屬於進階的使用方式，對於剛開始使用Notion筆記的人，會感覺有點難以上手(如下圖)，有空我在另外寫一篇文章「Notion筆記進階：GTD時間管理」。

如果你是類比派喜歡手寫溫度的人，子彈筆記的核心功能，同樣也是一種GTD時間管理的方式，善用註記(Notes)、群組(Collections)、串連(Threading)，就可以完成個人目標或工作，而且也跟個人生活不衝突。最近我又好好的在翻了一次Ryder Carroll的《子彈思考整理術》，其實跟「GTD時間管理」，有異曲同工之妙。

同樣的，我有空在分享，如何發揮子彈筆記的功用，而不是一直畫圖，或是不知道要寫什麼(不好意思埋兩個梗)。

總結

清單(List)是為了目標或記住日常雜事而寫的，可以讓自己拆分目標，每一個目標都該具體化拆分出小的執行清單。

例如：阿波羅計劃的目標：登陸月球、曼哈頓計劃的目標：原子彈。難以達成的目標，都有各種需要完成的清單，就像小水滴逐步匯流成河流，最後形成大江大河。

在開始列清單時，建議先以目標為導向，才能知道自己該做什麼事情。自己的生活，至少可以自己做主，不用向任何人報備或是准許。

在工作上我們會使用各種專案管理的技巧，但日常生活管理，我們卻鮮少這麼做。實際上，日常生活也導入專案管理的技巧(GTD時間管理)，可以讓生活更輕鬆，何樂而不為呢？

若看完這篇文章還是不知道怎麼做？可以參閱我公開的Notion筆記