數位極簡：工作極簡的三個方法

• 排除干擾
• 最好用的整理工具Notion筆記
• 做好一件事

排除干擾

工作上使用通訊軟體溝通已經是常態，各種訊息通知會破壞自己的思緒，導致犯錯不斷。

因為我深知訊息通知會打壞我的工作節奏，所以我同事和我在工作上的溝通，不太會使用通訊軟體，因為我會關閉通訊軟體的工作群組通知，通訊軟體頂多是用來討論工作而使用。雖然，沒有訊息通知的干擾，卻有電話的干擾。

上班最煩人的就是突然來的電話，一個下午，我大概會接到10通電話打來問簡單的事情，我曾想過把話筒拿起來讓電話打不進來，雖然我還不敢嘗試，這麼做的後果。所以，我想辦法設計讓同事習慣用email和我溝通。

使用email可以完全掌握自己的工作時間，也增進效率。還好和我共事的同事大部分都能接受我這樣的任性，透過email和我溝通。

此時，就進入email海洋，過多的email信件往來，佔據了實際工作的時間，但使用email的好處太多，所以可以透過email軟體-Outlook來管理工作。

Outlook有個信件標籤功能，可以設定每封信件的處理狀態，🚩代表尚未回覆或完成的信件，✅代表完成的狀態。透過標籤的狀態，可以迅速區分，完成回覆的信件和未回覆的信件。

簡單的信件狀態分類，就可以讓自己依照自己的步調來完成工作和檢核尚未完成的任務，排除工作上不必要的干擾。

簡單來說，限制溝通資訊管道降低干擾，減少溝通反而提高工作效率。

干擾排除後，還需要好用的整理工具，來降低大腦記憶工作的負擔。

最好用的整理工具Notion筆記

1. 沒有狀態的清單
2. 尚未開始的清單
3. 進行中的待辦清單
4. 工作完成的清單

你必須掌握全貌，才不會做錯，或做不該做的事情。

Roadmap是參考GTD(Get thing Done)的概念，設計的工作模板。可以用來列出各種狀態的待辦清單工作。

提到GTD，就必須說GTD有個非常重要的原則:「5分鐘可以完成的事情，就馬上去做。」例如：回覆email，上傳資料。

透過GTD的原則，我們很快可以把需要做的事情，列入清單，依據自己當天工作的安排，盡可能完成當天安排的工作。

把握今日事，今日畢的概念，而且不要多工，一次做一件事情。例如：不要邊聽電話，邊寫email，不要一邊開會，一邊做其他的事情。

GTD最重要的不是列清單，而是做好工作任務上的整理，才能做到。我採用GTD工作法後，我還有一個習慣，就是會用把今日、本週要完成的工作，寫在紙上，然後放在辦公桌，讓自己盡可能專注完成，自己寫下來的清單，完成後，就一一劃掉。

做好一件事

我們會同時想做很多事情，想在一個上午或下午，把待辦事項清空。工作電腦上面的視窗會越開越多，偶爾通訊軟體再來干擾一下，集中專注力的時間越來越少。

假設我一次做好一件事情，可以做到80%的水準。但是我同時做兩件事，我的水準就變成70%，甚至是65%。另外，很有機會會有錯誤，但我又不自覺。

想了解專注於一件事的好處，詳見：一次做好一件事

多工其實會造成效率低落，因為人腦思考本來就遵循著一個固定的模式，若強迫自己要同時遵循兩個以上麼模式，要長時間的大量訓練，才有機會。

打個比方，就像兩隻手要同時運球一樣。你可以用左手運球，也可以用右手運球，你專注力可以集中在一隻手上面。若要同時兩隻手都運球，那你的注意力會被分散到兩隻手，沒有一直訓練自己用兩隻手運球的人，很快就會把球運出界了。

但是工作不是只有單純練好運球，這麼簡單，而是依據公司策略的發展，工作變得非常複雜和大量的團隊溝通。

總結

簡化要做重要的事，但不是簡單化去便宜行事。我覺得要把工作做好，其實就是一種工匠精神，把一件事做到極致完美，那就是工匠的技藝，值得人去尊敬。

 

在日本高度專業的工作職人，都是有強大的專注能力，做好一件事，而且盡可能讓自己不被打擾，還有很多工具來輔助自己完成工作。

數位極簡生活：職場數位工具篇，分享給每一位在追求工匠精神之路的職人們!不論是什麼類型工作，我們都該做好工作上的數位極簡。