Notion筆記：GTD自動化系統

相信每個人都有一個體悟，短期記憶力隨著年紀事情變多，越來越差。

所以，美國管理大師 David Allen想到一個非常棒的管理方法，可以讓工作、生活中各種瑣事，都可以準時被完成，就是GTD管理方法。

GTD時間管理的方法概念，就不一一贅述，大家可以Google查到很多內容。本文直接切入重點使用Notion筆記實現GTD自動排程的過程。

本文重點：

• 避免拖延，2分鐘原則蒐集清單
• 依不同情境設定GTD專案任務
• Notion筆記GTD自動化

避免拖延，2分鐘原則蒐集清單

GTD有一個最重要的概念，如果接獲一個任務或事件，需要耗時兩分鐘才能完成。不要猶豫先寫下來，放到清單裡面。

若只使用Notion Block區塊的文字(text)或是列清單(list)，是無法做到自動化的GTD系統。

首先，我們要先建立GTD底層的任務清單，在Notion裡面建立一個資料表，先在空白處點擊，接著拉到DataBase，先選擇Table Inline。

 

接著，改變欄位名稱，必須要有的欄位

• 「清單類型」：使用欄位【Multi-Select】
• 「任務內容」：Aa表頭不變，作為任務內容
• 「Done」：使用欄位【To-do-list】核選方塊，完成打勾
• 「優先程度」：使用欄位【To-do-list】核選方塊，高優先順序打勾
• 「完成日」：使用欄位【Date】，預定完成的日期

這樣就完成最重要的任務清單了。

依不同情境設定GTD專案任務

現代社會人人都已經是斜槓青年，除了正職工作外，可能也是父親、丈夫或是各種兼差。設定專案任務就是可以把生活中大大小小的事情，全部收進任務清單，

如此一來就不會漏掉任何事情，也可以讓大腦解放，可以更專注在重要的事情上。

舉例的專案類型：

1. 工作：工作有關的清單
2. 子彈筆記：個人目標的清單
3. 帳單：各種帳單
4. 斜槓兼職：除了主業之外的副業，經營拍賣也可以
5. 筆電：生活中各種雜事需要用電腦完成的

設定流程：

1. 設定好表頭的欄位後，建立一個欄位>選擇Relation(關聯)。
2. 接著就會跳出，創建資料表(database)關聯，點擊Select a database。
3. 在搜尋欄位輸入，任務清單，就可以看到剛剛建立最底層的任務清單。
4. 選擇分類好的任務，就直接關連到任務清單。

關聯的設定可以讓專案任務和任務清單自動同步，這樣就做好初步任務類型分類。做好上述兩個準備後，就可以切入正題Notion 筆記GTD自動化的實現。

Notion筆記GTD自動化

完成了專案任務分類、任務輕單後，接下來就是設定GTD任務清單的關聯。

1. 在新的Page或空的Block輸入 / create，選擇 “create in database”
2. 輸入剛剛的「任務清單」，完成資料庫關聯
3. 點 「…」，點擊「Properties」，留下要顯示的欄位(示範中有很多欄位，可以先忽略，之後在寫文章補充連結到其它清單的關聯)
4. 這樣就完成GTD的資料庫關聯。

接下來，就是設定自動化的流程：

1. 在完成日欄位，設定好預計完成的日期
2. 點 「…」，點擊「Filter」，點擊「+Add Filter」。
3. 選擇欄位「完成日」，設定完成日的時間「Today」。
4. 任務清單就會只剩下今天需要完成的任務了，自動過濾未來到期任務。

 

若要新增任務，可以直接在GTD的資料表新增，就會自動關聯到任務清單。

做好一次設定，就可以讓GTD自動化排程你生活中的大小事，這樣就不會漏掉任何工作、生活、個人目標的任務清單了。但必須遵守GTD的原則，處理超過兩分鐘就是納入「任務清單」。

總結

雖然有GTD工具可以使用，實際上還是看個人習慣，決定工具的效用。

我開始設定Notion筆記 GTD自動化管理後，基本上只要被我納入清單的任務，都可以準確的被完成。但還是有很多任務、事件，沒有被列入進去，也就直接忽略了。

所以回到最重要的GTD原則，蒐集所有任務是最重要的。

GTD的範例我是使用自己習慣的資料庫表格版本，另外還有「行事曆版本」、「時間軸版本」都可以在資料庫的View裡面設定，這邊就不一一贅述，有興趣的，和還是不清楚怎麼設定，可以直接到我分享的Notion公開筆記查看→傳送門