從手機電腦到雲端：3步驟打造你的數位整理系統！

回顧2024年，我覺得最值得分享的有價值的方法就是：進行「數位整理」，然後使用Tiago Forte「第二個大腦」的PARA系統作為Life OS系統，還有用A6活頁筆記本紀錄想法、靈感。

「數位整理」提升專注力和效率非常顯著。

在資訊爆炸年代生活的每個人，應該都要開始手到進行「數位整理」。

開始「數位整理」之前，先從「實體空間」開始，順序是工作桌面→書房→書櫃→客廳→冰箱→廚房→主臥→陽台。

「實體空間」就是斷捨離跟收納，網路上很多神人分享，大家可以自己搜搜看。

「數位空間」則有電腦、手機、平板、雲端硬碟、電子信箱、瀏覽器書籤、YouTube片單、Netflix片單、數位帳號等等，超多。

「數位整理」的方法，從Tiago Forte的第二個大腦跟Cal Newpor的深度數位大掃除，我整理成三個步驟：

步驟#1：從自己最常使用的數位工具開始整理

花點時間思考您最常使用數位環境，手機、家用或公司電腦、雲端硬碟、筆記軟體、數位行事曆。

選擇自己最常用的三個工具開始進行步驟#2數位整理

我自己選擇「Notion筆記軟體」、「個人Email信箱」和「公司電腦」。

步驟#2：從小事做起，一點一點劃掉

對於自己選擇的數位工具，一次一步地完成下面的檢查清單。你不需要一次完成所有事情——從感覺最簡單或最容易完成的任務開始，概念跟原子習慣的用最小阻力養成自己的習慣一樣。不需要跟著清單從頭到尾檢查，只需要依照步驟#1選擇三個工具開始就好。

數位整理檢查清單

電子郵件（例如 GMail、Outlook）

• [ ] 透過刪除或存檔電子郵件來清理收件匣
• [ ] 檢查資料夾/標籤/標記並根據需要刪除
• [ ] 刪除舊的未使用的草稿
• [ ] 刪除已閱讀沒有用的信件
• [ ] 退訂不再閱讀的電子報

行事曆（例如，Notion 日曆、Timetree 、Google 日曆）

• [ ] 清理不再相關的重複事件
• [ ] 刪除不再需要的提醒
• [ ] 刪除沒有作用的共享行事曆

筆記應用程式（例如 Evernote、Notion、OneNote、Obsidian、Apple Notes）

• [ ] 選擇一套適合自己的life OS生活管理系統：子彈筆記、GTD、卡片盒或PARA系統等。
• [ ] 選擇一個筆記應用程式把待辦事項、行事曆、寫作系統整合進Life OS系統裡。

(建議只能用一套Life OS生活管理系統與軟體，不要同時使用兩套)

• [ ] 整理待辦任務已完成或沒有進度的任務/專案封存
• [ ] 刪除/封存不再相關且必要的待辦事項
• [ ] 檢討並更新重複的待辦事項
• [ ] 刪除/封存/閱讀過去儲存的資料或內容

雲端硬碟（例如，Google Drive、Dropbox、OneDrive、iCloud）

• [ ] 選擇一個雲端硬碟作為主要儲存，然後另外選一個備用。
• [ ] 思考檔案夾的分類邏輯，維持簡單最多兩層

電腦（例如桌面、下載、文件、資料夾）

• [ ] 清理桌面（刪除或移動到存檔資料夾）
• [ ] 清空的下載資料夾（刪除或移動到存檔資料夾）
• [ ] 刪除舊備份或重複檔案
• [ ] 刪除不使用的軟體

行動裝置（例如智慧型手機、平板電腦）

• [ ] 刪除或卸載未使用的應用程式
• [ ] 整理手機桌面
• [ ] 將您的照片庫上傳到雲端或是輸出到電腦硬碟儲存
• [ ] 清除舊照片和影片
• [ ] 清除本機端的下載資料夾

手機照片/影片（例如，iCloud、硬碟）

• [ ] 刪除相似/模糊的鏡頭
• [ ] 刪除可能佔用大量儲存空間的影片檔
• [ ] 依照雲端硬碟的分類規則設定相簿分類
• [ ] 留下分類相簿內的精選照片/影片

瀏覽器書籤（例如 Chrome、Firefox、Safari ）

• [ ] 設定一個稍後閱讀書籤資料夾
• [ ] 儲存未讀網頁後關閉所有分頁
• [ ] 檢查並刪除瀏覽器擴充功能外掛
• [ ] 設定書籤分類跟雲端硬碟一樣的方式
• [ ] 手機安裝瀏覽器的app，設定雲端同步(在任何碎片時間裡，可以打開瀏覽稍後閱讀的網頁)
• [ ] 查看並刪除書籤和資料夾
• [ ] 清除您的閱讀清單或已儲存的文章
• [ ] 更新自動填入資料（地址、付款詳細資料）

管理訂閱的Podcast、YouTube（例如 Spotify、Apple Podcast、Netflix）

• [ ] 取消訂閱您不再觀看或收聽的串流服務、YouTube 頻道和播客
• [ ] 清除您的稍後觀看清單和下載
• [ ] 設定觀賞優先順序
• [ ] 輸出片單到筆記軟體裡，

(如果想執行清除片單計畫，可以自己排序完成)

密碼管理（例如 瀏覽器的密碼管理器、Google sheet試算表）

• [ ] 列出所有的網站帳號密碼
• [ ] 刪除不再使用的網路帳號

步驟#3定期檢視整理成果

乾淨的環境、空間都是需要有人維護。數位空間也一樣，幫自己設定行事曆定期回步驟#2整理一次。

數位整理的核心關鍵是…建立自己的分類系統

我的分類系統採用PARA系統，用「領域」、「專案」、「任務」。

• 領域(Area)：生活努力經營的領域(健康、理財、工作、家庭等）
  • 專案(project)：依想要經營的領域，設定的執行專案及目標
    • 待辦任務(task)：依照專案去規劃的任務清單。

舉例來說，健康與Blog經營

• Health健康
  • 全馬4小時內
    • 月跑量150km
    • 每週間歇2次、zone2跑3-4次
    • 晚上12點睡，早上5點40起床晨跑。
  • BMI 15以內
    • 每週二、四進行最短15分鐘肌力訓練
    • 每日喝水2000cc
    • 每天10點後不進食、不吃宵夜
• Blog經營
  • 產出300篇精選文章
    • 每週1-2篇文章
    • 每日寫作25分鐘
    • 每日閱讀15分鐘，寫閱讀想法memo
    • 文章主題SEO分析

分類系統怎麼執行分類與歸檔?

檔案類型分類最好的方式，我覺得是先主題，後屬性。

主題就像是「工作」,「家庭」, 「理財」, 「學習」, 「健康」等。

屬性就像是「年分」, 「事件」, 「檔案格式」等。

一個主題可能包含多個事件、年份及不同的檔案格式。我喜歡先主題後屬性的分類方式，這樣分類不多，且好整理。

我的雲端硬碟、信件標籤分類一致，第一層用主題分類。

第二層用屬性「事件」、「資料類型」分類。

檔案管理的方式，可以參考PAPAYA老師的你就是下一個檔案管理大師！10 個超高效檔案管理小技巧，讓你找檔案不再像是大海撈針！

極簡的說，2025年我開始進行大規模的數位整理，從手機、電腦、平板、雲端硬碟開始，預計完成時間，短則1~2個月，長則是今年一整年。

數位整理紀錄，預計也會一併更新再這邊了。

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