用Notion筆記解決所有的事

如果你近期有各種迎面而來的雜事沖刷，忙到心智產生缺陷，忙到烙賽的情況不斷的上演，恭喜你，這篇文章或許對你有所幫助。

先前我分享各種生產力系統，如：子彈筆記、Notion筆記系統等，幫助自己更有效率的工作與生活。因為生產力系統有效率、成效好，可以讓自己規劃了更多任務和待辦事項。然而，原本規劃的系統，會漸漸超過生產力系統的吐納量，逐漸變得不堪使用，自己又開始忙到烙賽。

舉例來說：我原本僅使用待辦清單，就足夠應付很多事情了。結果隨著工作與生活上的任務變多又複雜。我只好開始學習新的生產力系統「任務看板管理(Trello)」。新的看板管理系統更有效率後，目標也不斷變多變難，我只好繼續研究更新、更有效率的生產力系統，已應付更多事情。

我發現當自己時間被擠壓時，會有以下的症狀出現：

1. 忘記必須做的事情，老是在做自己曾經忘記的事情。
2. 和時間賽跑：生活與工作都在不停救火，時間老是不夠用。
3. 老是做的不重要的事情，卻渾然不知。

當我不知所措，突然間，靈光一閃。會有這麼多問題，就是我用太多App去管理，例如：Google行事曆、Outlook行事曆、Trello看板、Pocket網頁儲存，待辦事項、閱讀筆記、學習筆記、子彈筆記、寫作系統…等。各式各樣的工作或記事的需求，散亂在不同的App，或是網站上，甚至在紙本筆記。

經過一段時間掙扎後，我決定嘗試只用Notion筆記，就一次統整了其他的數位生產力App。經過一段時間測試後，整理成此篇文章，共有三個重點，開始吧!

• 沒有專注，沒有生產力
• 全部都用Notion筆記
• 掰了紙本子彈筆記

沒有專注力，沒有生產力

“上班族在工作時被打擾後，平均需要23分15秒才能把專注力拉回原有的任務上。“

我發現使用過多的生產力app，在不同軟體間切換，大量消耗我的專注力。例如：我同時使用三個不同的行事曆，Outlook、Google行事曆(個人、工作)

因為公司限制員工不能用個人手機存取公司的郵件伺服器，所以我避免自己出差或是安排工作事項會忘記行事曆，只好新增工作的Google行事曆、再加上我個人的Google行事曆，一共有三個行事曆，每次光核對行程，就必須花掉不少時間 ，更難掌握行程安排，耗費更多的心力，去查詢、新增和管理行程。

每當有新應用程式App工具出現後，我希望可以用來提升我的生產力，結果是本末倒置，我反而常常被這些數位工具所奴役，逃脫不出再各種應用程式App間跳來跳的悲慘命運。

“一個極簡主義者，應該最擅長的是化繁為簡。”

另外，就是開會時，我常用紙筆紀錄待辦事項，同樣的我也會使用Outlook的待辦事項標籤，再加上Notion數位筆記的待辦清單，同樣又是三個地方有待辦清單。基本上，這麼多的裝置、工具，我很難專注在一件事情，導致我生產力差。

為了增加生產力，減少在各種不同的軟題App、數位類比工具中切換，我想把所有的行事曆、待辦清單和筆記全部都整合到一個地方，Notion筆記，就成了我的最佳工具。有待辦清單、行事曆、Trello看板、筆記、寫作內容管理、資料庫、Excel試算表、雲端硬碟等功能，我可以全部整合的時機也到了。

全部都用Notion筆記

一個擁有各種強大的筆記/行事曆/資料庫/函式/科學運算功能與支援其他應用服務的筆記軟體Notion筆記，甚至是即將推出的API功能，我想一時之間也很難有替代方案。

行事曆、待辦清單、筆記、儲存雲端檔案、儲存網頁等生產力的功能，要全部移轉到Notion筆記，必須先完成《Notion筆記：GTD自動化系統》的設定，這樣才能夠做到行事曆和任務的統整。

整合至Notion筆記時，有五件事是必須同步進行：

1. 刪除行事曆：我停止更新和使用outlook和Google行事曆，全部統整到GTD任務清單(Task Table)系統的資料表，設定到期日和提醒通知，開啟Calendar View。
2. 刪除雲端硬碟：直接把檔案上傳到Notion筆記裡(免費版會有5MB的檔案上傳限制，不想付費可以透過Google雲端，把Notion筆記可以整合在一起，其他的雲端硬碟就刪掉吧！)。
3. 刪除Pocket儲存網頁工具：
   Notion筆記在Chrome、Safari瀏覽器有儲存網頁的小工具。
4. 刪除不必要的雲端試算表：Notion筆記本身就有資料庫功能，減少分散過多的資料表。
5. 非資料庫的筆記：使用Notion筆記的資料庫功能，可以實現在各個資料庫中的關聯，可以節省很多搜尋資料時間。

統整後，我每天只需要打開Notion筆記的GTD時間管理頁面，就可以管理我工作與生活中各種事情，包含查詢所有需要的資料。

GTD頁面呈現每日任務並且自動化，我分為四大塊

【即將到來】：今天要做的待辦清單

【已過期】：過期的待辦清單

【全部任務】：所有的待辦清單，包含未來的。

【行事曆版】：用行事曆檢視待辦清單，可設定標籤只秀出會議或約會的事項。

【時間軸版】：用甘特圖的形式顯示

想知道怎麼做的可以從我公開的筆記範例GTD時間管理系統檢視，或許Notion筆記曾有資安疑慮，不過只要上雲端和電腦連上網就有風險，覺得很重要的資料(商業機密/個人資料密碼)還是用自己的方式儲存，自己可以評估風險和便利性中取得平衡。

掰了手寫筆記本

手寫的筆記本是我最後一個捨棄的，數位極簡雖然不包含手寫筆記本，但它也是一個干擾，先前有寫子彈筆記本的習慣，但手寫抄來抄去太浪費時間。最後，在我把子彈筆記搬到Notion筆記後，一個資料表統整所有的年份，我漸漸就不手寫子彈筆記了。

Notion筆記可以使用資料庫連結到各個不同頁面，讓我可以輕鬆整合所有的工作、待辦事項到GTD時間管理系統資料中。不過我還是需要手寫的Memo，可以迅速寫下，一些東西，比打開Notion筆記迅速。

全部整合到Notion筆記後，我可以清楚的知道工作和生活的待辦事項、未來行程總共有106件，Notion筆記會自動幫我整理：工作、斜槓、幫老婆處裡的工作等。我任何突然想到還沒做的事情，即刻馬上就填入Notion筆記的待辦事項，設定提醒和到期日。

從此之後，我就不會在忘記任何事了，除非我沒有填進去Notion筆記的待辦清單。

總結

統整到一個介面管理工作、生活的所有事情，並非只有Notion筆記系統可以做到，也可以使用紙本筆記做到一樣的事情。瑞德‧卡洛創立的紙本子彈筆記系統，跟我整合到Notion筆記是一樣的概念，只是他是使用紙本書寫的方式，把工作上大小事情，寫到子彈筆記本裡面。

他發明「子彈筆記」系統，把所有的任務、約會、想法、筆記通通整合起來，我認為手寫還是有溫度感，雖然我不在手寫子彈筆記，但我還是記得每個月結束，開始寫下一個月的子彈筆記時，檢視自己過去完成的任務、工作，一種榮譽感油然而生。

如果，你想透過手寫子彈筆記本來解決所有的事，我覺得也很棒，只是你必須捨棄其他生產力工具，只使用子彈筆記系統紀錄行事曆、待辦事項、回憶、目標、工作事項等。

我自己的經驗是，只要使用兩個以上的生產力管理系統或工具，肯定會逐漸產生混亂。我相信也有其他的生產力工具、軟體可以做到和Notion筆記一樣的事。重點在於，你要先做到「數位極簡」，刪除過多不必要的軟體、App工具，逐步整合在一起即可。