說一個有趣的故事，用簡報打動人心

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圖片來源：http://wisdomtales.org/wpress/2014/02/06/the-power-of-storytelling/
 
不論各行各業中舉凡會議、訓練、演講、募資、課程，都大量的使用簡報，做為輔助工具。讓自己可以有效率的和對方溝通。所謂的溝通，我認為很簡單，就是把自己腦袋裏的想法透過演說，塞進聽眾的腦袋裏，並且讓聽眾理解，你在想什麼、講什麼。
 
簡報是一個重要的工具，主角是你自己。若想要講好一個演講，使用簡報就像投籃🏀的左手一樣，只是輔助，不能喧賓奪主。一定要讓聽眾將焦點放在自己身上，而不是簡報檔。若是一直對稿念簡報檔，乾脆就把簡報檔寄給聽眾，回家好好閱讀就好。
 
自身在工作上，常常需要訓練和提案，因此在簡報製作上，可以稍微分享一些心得。我不是什麼很厲害的演講者，但至少還是能夠清楚表達我腦袋裡面的東西，並且希望聽眾可以吸收。或是在開會時，可以讓同仁清晰了解我要表達的內容。
 
關於演說的技巧需要更多的篇幅去闡述，先試著在簡報製作上，提供三個方向。

說故事給不同的人聽

對象很重要，再製作簡報前，一定要先搞清楚這份簡報是要對誰講的?地點和場合也非常重要。只有確認對象是誰，才能知道如何說給他聽。簡報則是妳控制時間的關鍵，好的演講對應不同的對象，與觀眾有更多互動，才是一場很好的演講。假如今天妳被邀請到國小演講要妳分享夢想是什麼，那麼內容就不能太過深澳，妳必須去了解現在小朋友喜歡什麼，把這元素加入再整個演說裡面，跟台下的小朋友互動，把小朋友喜歡的元素與妳要演講的主題結合在一起，一種類似混搭的概念，就可以創造出新的演說風格和內容。
 
我自己區分不同對象的方式是用：
  1. 年齡層：帶入不同年齡層感興趣的議題。例如：18歲以下就要帶入他們最喜歡的話題，25歲以上就要帶入最關心的議題或內容。
  2. 人數或場合：人數越多，講話的節奏要掌握好，因為你必須時時確認觀眾都有跟上你的演說。
  3. 職業或經驗背景：若能知道聽眾的背景，可以加速你要講的重點和內容，若沒有也沒關係，就當對零經驗的人講。越簡單越好，簡單的程度就是講給你阿嬤或3歲小孩也聽得懂的內容。
  4. 演說的性質，大致分成五種：
  • 產品發表會：這是目前商業上最常見的演講，做為產品/服務展示用，針對產品/服務的優點和特性，自蘋果開始WWDC大會後，其他科技公司(Nvidia, Tesla, mi, Adobe)也紛紛用這樣的方式發表產品,抑或受到媒體關注與報導。
  • 教育訓練：多數組織會採用的訓練方式，通常是短時數的內容，直奔一個主題或技術，用在內部或外部組織溝通產品、服務、工具或技術。
  • 學術發表會：學術論文、期刊、演討會發表使用，教育機構、研究單位、組織發表研究成果的類型。
  • 商業談判：應用在組織與組織之間，進行併購、採購、銷售等內容，目的在於希望對方買單或創造雙方的利益。
  • 課程簡報：老師對學生上課程時的簡報，多數為長時數的演說內容，希望傳遞知識,觀念或技術給學生。
  • 政策or政見發表：政府或候選人對社會大眾發表政績，或是未來政府目標的內容，通常很少可見到政府單位可以將這演說做到很好的。
準備一場演說，可以依據上面的類型準備簡報內容。至於時間長度，建議每一個主題壓縮在20~30分鐘以內，留下約10~20分鐘的QA時間。TED演講長度標準是18分鐘，大致上每一場TED演講的模式都是開頭(起) 3分鐘, 鋪陳(承)3分鐘，轉折(轉)3分鐘，再鋪陳3分鐘，再轉折+結論(合)6分鐘，於是一場吸引人注意力，讓聽眾全神貫注的演講，就這樣誕生了。
 
所以，當有人要求你演講的時候，你必須確定聽眾人數、年齡層、聽眾背景、性質是什麼?時間有多久?接著，確認好這些資訊後，在來開始準備簡報內容。做好一個聽眾的身家調查是非常基本的功夫，這點不論在東西方都是一樣的。知道面對的聽眾是誰?接著就要準備演說(故事)的內容了。
 
 

說好一個故事內容


圖片來源：http://www.fansshare.com/community/uploads127/28169/paleo_indian_rituals/

在知道怎麼說故事之前，我們先了解一份好簡報製作有哪些原則：
  1. 每一個slide不超過20個字元，若怎麼刪都超過就直接在加一個slide
  2. 每一個slide不超過2種顏色
  3. 每一個slide字體不能小於28
  4. 一個slide討論的一件事
  5. 整個簡報討論的內容議題不超過3個。
  6. 人類訊息吸收順序：影像>圖片>文字
好簡報的原則，限制這麼多的原因在於人類的吸收能力有限。比較好的講話速度大概是1秒鐘3-4個字，也就是1分鐘最多可以講到180~240字。但一個人講這麼快，真的可以聽懂嗎?尤其是在一對多演講的時候，希望台下的聽眾能聽得懂你的內容，建議在240字以內。因為你還要加上聲音的表情，要有抑揚頓挫，不能像念稿一樣，讓人昏昏睡去。
 
要如何做好的一個故事的內容，在於你的故事結構是十分完整的，且符合邏輯順序。
為什麼簡報的內容議題不能超過3個？
 
人類短期記憶有限，若用故事的方式記憶，比較容易記住。使用說故事的方式，可以很輕鬆的用簡報的主題去貫穿，聽眾才會有連慣性和結構去記憶，這樣才不會文不對題。演講者也能避免演說的內容飄走了，拉不回來。
 
還記得TED演講的結構嗎？大部份的演講者會在每個議題的中間用跟演講有關的技巧去串接，通常很多演說者的做法是用親身經驗的小故事、朋友、聽來的故事、現場演示問問題或是笑話，刺激聽眾的注意力。
現在相信你對演講的類型和結構很有心得了，接下來就是如何規劃內容。
 
 

故事的順序，規劃簡報

做一份簡報，最困難的就是開頭。從開始製作簡報，必須先決定好主題，主題確認後，開始構思和聽眾溝中的三個重點。這三個重點就是骨幹，有骨幹之後，就容易多了。
 
說一個好的故事，必須要開始要帶入一個讓人有興趣的內容，最好就是一開始直接切入主題，告訴聽眾你想要說什麼。現代人比較沒有耐心，若開頭不吸引人，後面的演講就很難繼續下去。通常每一個演講者，都會用故事做開頭，接著用這個故事說明你要講的重點。有點像看偵探小說，開始先建立一個懸疑讓人產生疑問的故事，接著留一些線索，讓聽眾隨著你的節奏繼續往下聽。好的故事必須每個階段都留下一點線索，可以繼續延續下一個故事。不論是多枯燥乏味的內容，只要有一個很好的說故事方式，都能夠變成一個好的演講。
 
舉個例子：若你想要介紹一本書：人類大歷史：從野獸到扮演上帝
 
開頭：現代人類過的沒有比史前人類還要爽！史前的人類是一個沒什麼特別的動物，沒什麼特別能力沒有比較聰明，力氣最弱瘦瘦乾巴巴，任何一種肉食性動物都可以輕鬆秒殺人類。但人類卻只是很愛八卦，講人家的是非，就跟你我一樣。最後卻統治了世界？為什麼？
重點1：智人某一天突然很愛講話？
重點2：本來有兩種人類：智人和尼安德塔人。
重點3：農業革命和科學革命讓我們活得更像奴隸。
 

結論

從智人最後延長了壽命，會不會變成神人？
從上述的例子，相信每個人類若有心想要了解自己為什麼工作這麼累，相信都會有興趣繼續往下聽，接著每一個重點都在鋪陳和銜接到主題。
不敢說我的演講有多厲害，但至少每次我在上台之後，都可以用我的觀點給台下的聽眾新的見解和想法。
 
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發表者：Jack CHiu

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