一次做好一件事

上班族都相當忙碌，回e-mail、接電話、開會已經是標準配備，寫企劃、作帳、報價、結案、寫code、畫流程圖、工程圖、數據分析等…複雜工作，更花腦力，我們被競爭逼著，必須同時進行多重任務(Multi-task)。

工作量大，時間有限，常常到了下班才發現：「今天怎麼好像什麼也沒做好」……同樣的進度又拖到隔天……長久以來，最重要的任務都沒做完，只得到身心俱疲。

關於多重任務的影響，根據研究結果顯示是對造成身體的損害，：

“1.微軟研究院（Mircosoft research）進行的一項研究發現，嘗試一次專注於一個以上的優先事項，會讓生產率下降多達40%，這在認知上相當於熬夜。
2.惠普公司( Hewlet-IPackard)的研究發現，被電子郵件、電話或簡訊打斷的員工，智商會降低十分以上―這是吸食大麻影響的兩倍。”

另外，每一次工作被打斷要多久才能回復的研究結果是25分鐘。

“根據University of California, Irvine的教授Gloria Mark和Humboldt University,Institute of Psychology的教授Daniela Gudith 和 Ulrich Klocke研究發現，企業職員在日常工作中平均每3分05秒就會被打斷一次，雖然有82%被打斷的工作，會在同一天完成，但需要23分鐘左右的時間重新進入原來的任務。
*註1：Fast Company的KERMIT PATTISON訪談加州大學教授Gloria Mark。
註2：The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress

有興趣的朋友，可以點擊連結去看這篇研究內容”

有趣的是工作在打斷後，我們會花的時間和沒有被打斷大致上沒有什麼差別，但是我們會為了把被中斷的進度趕回來，感受大更大的壓力和沮喪。

上述多項的研究都顯示，一次進行多重任務，除了會變笨、生產力低落，還有壓力更大。我們應該要避免多重任務的情況發生

我自己是透過下面的三種方法，減少同時多重任務的情況發生，進而提升專注力與生產力：

• 保持桌面和電腦桌面整齊
• 善用早晨/晚上的1小時
• 一次專注一件事

保持桌面和電腦桌面整齊

當你想要改變時，整理自己的空間是最重要的第一件事。

工作空間和學習的桌面，唯有乾淨整齊有足夠的空間，自己的思緒才不會混亂。整理乾淨整齊的環境有助於我們專注，空間適當的留白是很重要的。

當然某些人就是可以在一片雜亂的環境中，維持高生產力。但畢竟是少數，對於多數人來說，我們都需要一個夠大的空間來工作或學習。

雜物越多、電腦桌面的檔案越多，就更容易讓我們分心，不經意的就去上網了。

整理電腦桌面和檔案，一直以來都是非常頭痛的事情，從來沒有任何一個電腦老師告訴我們該如何整理自己的檔案、還有檔案命名的規則。

整理房間的方式很多，就不在此多介紹。反而整理電腦檔案，比較少人探討。

根據我多年在工作使用Windows系統的經驗，透過的六個基礎方法來管理檔案和電腦系統，增加效率：

1. 資料夾分類：資料夾善用「數字」＋「關鍵字」命名，這樣的方式，可以把比較常使用的檔案數字最小，越少使用則數字越大。例如：「00廠商資料」(很常用)、「01行政表格」(第二常用)、「09交接資料」（很少用)。
2. 檔案命名規則：建立檔案的年月日＋關鍵字or＋數量，這樣命名的好處是可以很整齊的依照時間排序，因為中文檔名的排序，總是讓人難以理解，所以建立好命名規則，很輕鬆就能列出使用過的檔案，採購/使用的數量等，不必再打開檔案了解。
3. 建立捷徑：完成1步驟，現在依照資料夾分類來歸檔專案，再把專案建立捷徑到桌面。如此一來打開電腦，就會提醒自己進行中的專案是什麼。
4. 減少瀏覽器的分頁：一次專注瀏覽一個網頁，看完再關掉分頁。
5. 每週整理一次電腦桌面：將檔案依照分類好好歸檔，或是修改命名不好或是重新排列使用頻率較高的分類資料夾。
6. 建立通訊錄：不論是Outlook或Mac系統，只要有建立通訊錄的習慣，可以節省每一次發信尋找聯絡人的時間。

通常看一個上班族工作有沒有效率，看桌面整不整齊，特別是電腦桌面，就知道他工作效率高或低。因為花時間在找資料和花時間在思考如何解決問題，兩者有天攘之別。

善用早晨/晚上的1個小時

每天早上剛進辦公室的第一個小時都是最重要的。這個時候，要準備進入工作狀態，通常這段時間是最少會被打擾的時間。

早上的第一個小時，大腦思緒清楚，適合用來處理比較複雜的任務。例如：設計、規劃、思考、閱讀、創作、寫程式、記帳、解題、數據分析等，可以用來：

1. 列出待辦清單：寫下今天要完成的三件事
2. 檢視工作進度：快速檢視每項工作的進度，思考如何解決進度落後的問題。
3. 確認好優先事項：就打開檔案，思考該如何有效率的執行。

   在第一個小時之後，大家甦醒了，就會找彼此溝通或是詢問一些事項，此時比較容易被打斷。

第一個小時若沒有確認今天要完成什麼重要的優先事項，就會在不斷被打擾中渡過一天的時間。

下班前的最後一個小時，也是非常重要的。通常下班，也是比較少被打擾的時刻，因為大家都在準備做收工操，要馬上下班了。

下班前，我們可以：

1. 檢視今天完成多少內容。
2. 列出明日待辦事項。
3. 檢查email信箱，回覆信件。
4. 整理桌面檔案，保持工作空間整齊。

   善用每個人使用時間的特性，可以幫助自己大幅領先他人，有比較好的生產力。

大腦其實是不適合「多重任務處理(multitasking)」例如：一邊講電話，一邊做簡報。因為大腦必需不停的切換，會讓大腦處理的效能低落。因此，專注一次做一件事情，工作效率和效能會比較好。

一次專注一件事

現代社會工作的常態，不論是什麼行業，同時間進行多項專案、一次服務多位客人，已是業界常態。

我們當然不能拒絕工作上的多重的專案，也不能拒絕每一位前來消費的客人。

我們唯有減少自己的被干擾的時間和機會。 想要讓自己進入心流(flow)狀態＊註3，排除工作上的干擾是必須的。

為此，當你認真要開始專注於一個優先事項時，若是用電腦就把所有其他的視窗，包含瀏覽器、通訊軟體、Outlook、Slack、Trello等軟體全部通通關閉，只留下一個你要進行優先事項任務的視窗。

一次專注做好一件事的15分鐘內，不論受到任何干擾，除非是別人打電話、走到你旁邊找你之外，你都不能分心。
專注的時候，不能做的事情：

1. 收email。
2. 開瀏覽器搜尋。
3. 閱讀未讀訊息
4. 打開手機
5. 看即時股票

   任何會讓自己分心的事，在這15分鐘內，都必須暫停。

萬一，有電話響起、有人走過來找你，除非是需要時間思考和討論的任務，這時可以暫時中斷了原本的思緒，解決他的問題，和找你的人說話。

中斷的思緒，只要思緒不是經歷過於複雜的事情，被打斷會讓自己產生一些精神壓力，要把剛剛被打斷的時間追回來，反而生產力會比平常還要好。

一次專注一個優先事項最主要目的是讓自己減少干擾，干擾少了就更容易進入心流的狀態。進入心流狀態後，自己感覺時間似乎停止了，但實際時間會過得非常快速。自己原本解不開的東西或是問題，都會豁然開朗。

唯有少數人是可以同時專注兩件優先事項，又能夠進入心流狀態，我想不論是不是天才，想要多工進行任務，必需先訓練自己的專注力達到一個很高的境界，才有辦法完成多工任務又能兼顧品質。

總結

多重任務並非罪大惡極，出生於2000年(民國89年)的年輕族群，其實蠻多優秀的青年已經適應多重任務。在多工的情況下，還是可以保持一定的專注力。

或許是年輕族群專屬的特殊能力，不過對於需要長時間專注、創作的任務，例如寫作、剪輯影片等創意類型工作，可能就不太適合同時多重任務。

掌握大腦專注力最高的時間，安排工作，避免讓大腦疲勞的環境，專注一件事，是比較好的方法。希望本文對你有幫助，你也可以在下面留言分享你的想法。

 

*註1：Worker, Interrupted: The Cost of Task Switching, Fast Company, 2008,07.28.
*註2：The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress, Gloria Mark, Daniela Gudith and Ulrich Klocke
＊註3：心理學家米哈里契克森米哈賴(Mihaly Csikszentrnihalyi）及他 的「心流」(flow）理論當你全神貫注、深深地沉浸在工作中，時間彷彿靜止 了，你的心境會處在喜樂中，而且契克森米哈賴說：「你整個人投入其中，這時你的技能也發揮到極致」。